"Acabaram-se os kits de aterramento"! O gerente do armazém foi ouvido dizer, e assim percebemos que todo o volume de instalações que tínhamos acabado de acordar com o cliente não poderia ser realizado de forma alguma. Nós tínhamos planejado meticulosamente o projeto e agora tudo estava no ar. Demorou semanas para que os kits de aterramento fossem comprados/fabricados/entregues. Uma tragédia.

Em qualquer projeto de implantação de tecnologia, a disponibilidade de materiais desempenha um papel crítico, mas muitas vezes é dada menos importância no planejamento do que em atividades como coordenação de equipe, projeto e engenharia, relatórios e outras tarefas do projeto.

Neste artigo cobriremos as 4 chaves para tornar a gestão de materiais uma questão não relevante, ou pelo menos não uma causa de atrasos em seus projetos.

1. ter pessoal focado no gerenciamento de materiais.

"O PM pode lidar com isso em uma planilha de cálculo" é freqüentemente ouvido. Naturalmente, no início do projeto é simples: materiais para chegar, o estoque em cada depósito e pronto. O problema surge mais tarde, com centenas ou milhares de remessas para cada local, com reenvios de materiais falhos, devoluções de equipamentos, pessoal levando materiais "emprestados" e assim por diante.

Ter pelo menos uma pessoa na equipe encarregada de ficar à porta do depósito (real ou virtual!) ajuda a garantir que esses pequenos movimentos não fiquem apenas na boa memória de algum técnico.

Esta pessoa deve ter uma qualidade principal: obsessão de processo. Antes de tudo, o mais importante é cumprir com os processos de controle e registro, para garantir a "saúde" do estoque e a rastreabilidade. Secundário é o conhecimento do equipamento, até mesmo o conhecimento da logística! Manter o processo definido e tomar posse de cada material será a virtude a ser procurada.

Uma plataforma WMS (Warehouse Management System) ajudará a simplificar as operações diárias e garantir que nada seja deixado sem registro. Na Sytex (www.sytex.io) desenvolvemos um módulo de gerenciamento de materiais que não apenas mantém inventários e embarques, mas também vincula essas atividades ao processo geral do projeto. Desta forma, é possível saber a todo momento quem tem cada material, em que estágio ele se encontra, onde foi finalmente instalado e todo o seu rastreamento detalhado.

A segunda virtude importante é a proatividade, embora, na verdade, seja uma virtude importante em todos os recursos do projeto. Uma pessoa atenta à escassez, ao consumo acelerado de material, a propor e melhorar processos é, mais uma vez, mais importante do que alguém que conhece a tecnologia ou o que está operando em última instância.

2. Para ter rastreabilidade de cada movimento

Uma placa deve ser afixada em cada porta de entrada do armazém declarando:"Todo material que entra ou sai de um armazém deve ser revistado".

Muitas vezes um técnico de campo chega para tirar algo urgente, ou o gerente vem e pede rapidamente materiais para um teste que precisa ser feito; o que quer que seja, deve ser registrado de antemão, por sistema. Você ouve "Vou escrever mais tarde", "Vou trazer de volta para você", e, obviamente, isto raramente é feito.

Os problemas surgem mais tarde, começamos a ter diferenças mínimas nos estoques em diferentes lugares, que começam a aumentar. É impossível decifrar as causas: roubo? falta de controle? enviamos demais?

O que todo gerente de armazém deve evitar é o famoso "fenômeno da janela quebrada", que diz que uma sala abandonada com uma janela quebrada não reparada levará mais pessoas a quebrar as outras janelas com pedras. Em outras palavras: se não registrarmos o menor movimento, o resultado será que ninguém mais confiará nos registros e a gerência do armazém poderá ficar rapidamente fora de controle.

3. ter um bom processo de devolução de materiais.

Ao estimar quantos materiais precisamos para um projeto, nunca conte os materiais falhados/ quebrados/perdidos. Em um grande projeto, perder um equipamento não parece ser uma grande coisa, mas no final todas as unidades contam!

Desde o início, devemos pensar em como recuperar materiais de campo não utilizados ou substituídos e, ao mesmo tempo, obscurecer toda a equipe com a importância deste processo.

A logística reversa é complexa, tendemos a confiar em viagens técnicas, entregas por correio ou ônibus, e cada caso é único. Estar atento a cada retorno, mantendo um registro, ajudará enormemente a saúde do projeto.

Uma maneira fácil de implementar o processo é não enviar materiais de reposição, por mais urgente que seja, até que você tenha registrado com precisão o material a ser devolvido.

Também temos outra vantagem: identificar rapidamente as unidades defeituosas para reparo ou devolução.

4. Estimar o total de materiais a serem utilizados

Exceto em algumas empresas, as pessoas que estimam as quantidades de materiais a serem vendidas não são as mesmas pessoas que então enviam materiais para o campo. Isto leva a diferenças, talvez em critérios, no que deve ser enviado ao campo de acordo com a configuração esperada.

Além disso, ao iniciar um projeto, parece que os materiais nunca irão se esgotar! Vemos o tanque cheio e parece ser um problema para mais tarde, pois o foco está na produção de campo.

Tendo pelo menos uma planilha que nos permite mapear o cálculo inicial por configuração, o cálculo utilizado pelos projetos versus o estoque real ajudará a ter alertas de desvios em todos os momentos.

Um objetivo da equipe do projeto deve ser o de melhorar as quantidades enviadas ao local. Talvez eles descubram que é possível enviar menos cabos, ou mais conectores, por exemplo, dependendo do que eles observam no final das instalações. Se isto for registrado e mantido na planilha de estimativa de uso, garantiremos que não teremos grandes problemas no futuro.

Este controle também ajudará a equipe a ter em um só lugar as informações de quais materiais são enviados em cada caso, tornando as informações transparentes para a equipe de projeto, armazém e também para novos recursos que se juntem à organização.

Conclusão

Ter um processo de materiais robusto gera rapidez, economia e melhoria contínua. O compromisso de repensar os processos no início de qualquer projeto pagará dividendos durante toda a vida do projeto e também ajudará a reduzir o estresse para todos os envolvidos!

Dando continuidade à história, todos na equipe entraram no modo "obter kits de aterramento da maneira que pudéssemos". Com muito esforço e graças ao bom relacionamento da equipe com outras empresas, conseguimos emprestar um volume de kits de aterramento que nos permitiu velejar algumas semanas de produção. Conseguimos também que os fornecedores nos adiantassem um volume mínimo e assim o projeto (e as promessas) foram revividos. Naquele momento, juramos não mais passar por tais choques e implementamos várias dessas práticas em nosso dia-a-dia de trabalho.

Por outro lado, a indústria Telco é muito pequena! Ajudar-se mutuamente, por mais competitivos que pareçamos, sempre compensa!

Para mais dicas sobre como gerenciar melhor os projetos de Telecom, assine nosso boletim mensal e entre em contato conosco em implementacion@sytex.io para continuar a conversa.