Nesse ambiente altamente competitivo e consciente dos custos, é imperativo executar trabalhos otimizando recursos e minimizando o tempo. Podemos classificar as atividades de uma empresa de torres em: busca de locais, licenciamento, negociações com prefeituras, construção de locais, co-localizações e manutenção. A Sytex ajuda a organizar os processos internos, notificando os responsáveis quando as tarefas estão disponíveis para execução.
Tanto o pessoal interno quanto os contratados trabalham de forma colaborativa em uma única plataforma, além de concentrar e armazenar todas as informações na nuvem para preparar relatórios atualizados e facilitar a tomada de decisões.
A primeira tarefa é obter as opções de local, depois continuamos com a documentação de todas as informações provenientes do campo e a avaliação das opções para decidir qual delas é a mais conveniente para iniciar a construção do local.
A quantidade de tarefas administrativas é considerável: relatórios internos, relatórios de clientes, gerenciamento de permissões e a validação de cada aspecto do site por cada área correspondente. Todas essas questões são aplicadas a vários sites e a várias opções para cada site; o volume de informações torna-se complexo de lidar, exige muitos recursos e dificulta o conhecimento do status de cada atribuição para obter os KPIs correspondentes.
O Sytex é um sistema de rastreamento colaborativo: os usuários no campo completam; as informações são armazenadas e gerenciadas pelo sistema. Os fluxos de trabalho permitem definir um processo padrão para avaliar e validar os diferentes candidatos para cada local. Cada área sabe o que deve fazer, supervisores de campo, engenheiros, administradores e advogados, todos colaborando em um único sistema, facilitando assim o status atualizado de todas as opções de locais.
Após a assinatura do contrato e a obtenção das licenças, é hora de iniciar o trabalho, onde teremos de realizar várias atividades, como gerenciamento de materiais, designação de empreiteiros, supervisão do trabalho e preenchimento de todos os relatórios que garantem a qualidade do trabalho. A obra é o momento em que começamos a gastar dinheiro, o gerenciamento de pedidos de compra (PO) e o controle de despesas de recursos, questões importantes no campo.
Os fluxos de trabalho facilitam o acompanhamento do trabalho para o candidato selecionado, o sistema define a documentação, os relatórios a serem preenchidos no campo, os contratados e os supervisores, todos organizados para simplificar a coordenação. Todas as atividades estão concentradas em um único local com as etapas de aprovação necessárias para que nada seja omitido ou avance sem a autorização correspondente. As funcionalidades de gerenciamento de PO, formulários de campo, requisitos de documentação e relatórios de despesas acompanham o fluxo de trabalho para um gerenciamento abrangente do projeto de construção.
A base de sites ativos está sempre disponível e atualizada para que a área comercial possa oferecer o produto aos clientes. O processo de colocation é definido no sistema para que todos os envolvidos executem as tarefas e os relatórios correspondentes. É importante registrar os espaços alugados para cada cliente e controlá-los periodicamente. Os formulários e a engenharia podem facilitar as tarefas no campo e a análise subsequente no escritório.
A primeira coisa que as empresas devem definir é quando um local está completamente concluído e passa a ser responsabilidade da área de manutenção. Em seguida, os coordenadores devem se concentrar no registro de todas as atividades que ocorrem no local para ter um histórico e controlar as tarefas realizadas pelos contratados. Todas as rotinas de manutenção preventiva e corretiva podem ser acompanhadas por meio de formulários, da base do site e do gerenciamento de contratados. O chat corporativo da ferramenta facilita a comunicação com os usuários contratados e os supervisores da empresa. Todas as atividades em cada um dos locais são sincronizadas instantaneamente do APP para o servidor, evitando perdas e concentrando todos os dados para análise em um único local.
No dia a dia de uma empresa de torres, os projetos de busca, construção, colocação e manutenção são executados em paralelo e envolvem a interação de diferentes equipes e pessoas com habilidades muito distintas. A comunicação dessas equipes e de toda a documentação gerada nos processos é um problema que requer atenção. Teremos pessoal de campo tirando fotos e gerando relatórios, engenheiros fazendo desenhos, coordenadores de projetos, advogados preparando contratos, vendedores apresentando relatórios aos clientes e todos os tipos de tarefas administrativas.
A Sytex foi projetada para resolver completamente esse problema: diferentes tipos de usuários, do aplicativo ou do desktop, recebendo tarefas e relatando o progresso, tudo organizado por fluxos de trabalho previamente configurados em modelos. Diversas funcionalidades que acompanham as tarefas diárias de toda a organização, contidas em uma única plataforma segura e com a flexibilidade exigida pelas demandas em constante mudança dos projetos atuais.
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