"Ficamos sem kits de aterramento!" O gerente do depósito foi ouvido dizendo e, assim, percebemos que todo o volume de instalações que havíamos acabado de combinar com o cliente não poderia ser cumprido de forma alguma. Havíamos planejado meticulosamente o projeto e agora tudo estava no ar. Levou semanas para que os kits de aterramento fossem comprados/fabricados/entregues. Uma tragédia.

Em qualquer projeto de implantação de tecnologia, a disponibilidade de materiais desempenha um papel fundamental, mas geralmente recebe menos importância no planejamento, em comparação com atividades como coordenação de equipe, design e engenharia, relatórios e outras tarefas do projeto.

Neste artigo, abordaremos as quatro chaves para fazer com que o gerenciamento de materiais não seja um problema ou, pelo menos, não seja uma causa de atraso em seus projetos.

1. Ter uma equipe focada na gestão de materiais.

"Isso pode ser tratado pelo PM em uma planilha", é o que se ouve com frequência. Claro, no início do projeto é simples: materiais a serem recebidos, o estoque em cada depósito e pronto. O problema surge mais tarde, com centenas ou milhares de remessas para cada local de trabalho, com reenvios de materiais com defeito, devoluções de equipamentos, pessoal pegando materiais "emprestados" e assim por diante.

Ter pelo menos uma pessoa na equipe encarregada de ficar na porta do depósito (real ou virtual!) ajuda a garantir que esses pequenos movimentos não fiquem apenas na boa memória de um técnico.

Essa pessoa deve ter uma qualidade principal: Obsessão por processos. Antes de mais nada, o mais importante é cumprir os processos de controle e registro, para garantir a "saúde" do estoque e a rastreabilidade. Em segundo lugar, está o conhecimento do equipamento, até mesmo o conhecimento em logística! Cumprir o processo definido e assumir a propriedade de cada material será a virtude a ser buscada.

Uma plataforma WMS (Warehouse Management System) ajudará a simplificar as operações diárias e garantirá que nada fique sem registro. Na Sytex (www.sytex.io), desenvolvemos um módulo de gerenciamento de materiais que, além de manter os estoques e as remessas, permite vincular essas atividades ao processo global do projeto. Dessa forma, você pode saber a todo momento quem tem cada material, em que estágio ele se encontra, onde foi finalmente instalado e todo o seu rastreamento detalhado.

A segunda virtude importante é a proatividade, embora, na verdade, ela seja uma virtude importante em todos os recursos do projeto. Uma pessoa atenta à escassez, ao consumo acelerado de materiais, à proposta e ao aprimoramento de processos é, mais uma vez, mais importante do que conhecer a tecnologia ou o que está sendo operado.

2. Ter rastreabilidade de cada movimento.

Deve ser afixada uma placa em cada porta de entrada do depósito informando:"Todo material que entra ou sai de um depósito deve ser revistado".

Muitas vezes um técnico de campo chega para levar algo urgente, ou o gerente vem e pede rapidamente materiais para um teste que precisa ser feito; seja o que for, deve ser registrado antes, pelo sistema. "Eu anoto depois", "eu trago para você", você ouve e, obviamente, isso raramente é cumprido.

Os problemas surgem mais tarde, quando começamos a ter diferenças mínimas nos estoques em diferentes lugares, que começam a aumentar. É impossível decifrar as causas: roubo? falta de controle? enviamos demais?

O que todo gerente de armazém deve evitar é o famoso "fenômeno da janela quebrada", que diz que um armazém abandonado com uma janela quebrada não reparada fará com que mais pessoas quebrem as outras janelas com pedras. Em outras palavras: se não registrarmos o menor movimento, o resultado será que ninguém mais confiará nos registros e a gestão do armazém poderá sair rapidamente do controle.

3. Ter um bom processo de devolução de material.

Ao estimar a quantidade de materiais necessários para um projeto, nunca conte os materiais com defeito/quebrados/perdidos. Em um projeto grande, a perda de uma peça de equipamento não parece ser grande coisa, mas no final cada unidade conta!

Desde o início, devemos pensar em como recuperar os materiais de campo não utilizados ou substituídos e, ao mesmo tempo, deixar toda a equipe obcecada com a importância desse processo.

A logística reversa é complexa, tendemos a depender de viagens de técnicos, entregas por correio ou ônibus, e cada caso é único. Estar atento a cada retorno, mantendo um registro, ajudará muito a saúde do projeto.

Uma maneira fácil de implementar o processo é não enviar materiais de reposição, independentemente da urgência, até que o material a ser devolvido tenha sido registrado com precisão.

Também temos outra vantagem: identificar rapidamente as unidades com defeito para reparo ou devolução.

4. Estimar o total de materiais a serem usados

Exceto em algumas empresas, as pessoas que estimam as quantidades de materiais a serem vendidos não são as mesmas que enviam os materiais para o campo. Isso gera diferenças, talvez nos critérios, sobre o que deve ser enviado ao local de acordo com a configuração esperada.

Além disso, ao iniciar um projeto, parece que os materiais nunca vão acabar! Vemos o tanque cheio e isso parece ser um problema para depois, pois o foco é a produção em campo.

Ter pelo menos uma planilha que nos permita mapear o cálculo inicial por configuração, o cálculo usado pelos projetos versus o estoque real ajudará a ter alertas de desvios em todos os momentos.

Uma das metas da equipe do projeto deve ser melhorar as quantidades enviadas para o local. Talvez eles descubram que é possível enviar menos cabos ou mais conectores, por exemplo, dependendo do que observarem no final das instalações. Se isso for registrado e mantido na planilha de estimativa de uso, garantiremos que não teremos grandes problemas no futuro.

Esse controle também ajudará a equipe a ter em um só lugar as informações de quais materiais são enviados em cada caso, tornando as informações transparentes para a equipe do projeto, para o depósito e também para os novos recursos que ingressarem na organização.

Conclusão

Ter um processo de materiais robusto gera velocidade, economia e melhoria contínua. Repensar os processos no início de qualquer projeto compensará durante toda a vida do projeto e também ajudará a reduzir o estresse de todos os envolvidos!

Continuando a história, todos na equipe entraram no modo "obter kits de aterramento de qualquer maneira possível". Com muito esforço e graças ao bom relacionamento da equipe com outras empresas, conseguimos pegar emprestado um volume de kits de aterramento que nos permitiu navegar por algumas semanas de produção. Também conseguimos que os fornecedores nos adiantassem um volume mínimo e, assim, o projeto (e as promessas) foram retomados. Naquele momento, prometemos não passar por mais nenhum choque desse tipo e implementamos várias dessas práticas em nossas operações diárias.

Em uma observação lateral, o setor de telecomunicações é muito pequeno! Ajudar uns aos outros, não importa o quanto pareçamos competitivos, sempre vale a pena!